25年+的个人知识管理经验：从碎片化到网络化（三）
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编者按：数字化以及互联网让我们可以获得的知识呈爆发式的增长，作为对知识无比渴望的食知动物（Infovores），我们仿佛恨不得把知识通通都吃进去，各种下载、收藏，复制、粘贴……可是却疏于消化整理，要么将知识束之高阁，要么想找时却不知道把它放哪里去了。这就是大多数人知识管理的现状，如果你也有这样的问题，那么这位知识管理经验超过 25 年的人的分享值得一看，但关键是：要付诸实践。文章来自编译，篇幅关系，我们分四部分刊出，此为第三部分。
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25年+的个人知识管理经验：从碎片化到网络化（一）
25年+的个人知识管理经验：从碎片化到网络化（二）
把事情做完（GTD）：用日历、任务管理器以及时间跟踪器掌控时间
当我加入“劳动大军”时，我开始引入新的工具和系统。读完 David Allen 的《搞定》（Getting things Done）后，我开始用上 Google 日历，从此走上了一条不归路。
我会针对不同的目的使用不同的日历。我有家庭、生日、公共假期、工作、副业、假期、内容发布等版本的日历。我有很多日历都是与其他人共享的。
除此以外，我还测试了所有可用的任务管理器。其中 Remember The Milk（RTM）的使用时间最长。在试过各种工具之后，我终于选择了 Trello。
我会为每个主要项目设立一块看板，然后再加上一个个人看板。每一块看板，我会用不同的列。但所有看板都会有一个通用的列，叫做“积压”，而其他的列则是无穷无尽的想法和以及未来要探索的东西。更重要的是，我用了时间列来编排组织我的工作（比方说，今年、本月、本周、今天）。这种安排创造了奇迹，不用东想西想下一步要做什么。
我一直在用 Clockify 进行时间跟踪，掌握项目成本，以及准备发票。
我慢慢地变成了生产力狂人，以至于到了精疲力尽的地步。从那时起，我爱上了工作中的禅道，我还是会努力工作，但同时会注意照顾好自己。
用思维导图记录和可视化一切
我后来又迷上了思维导图。我用思维导图记录我的流程、组织系统、命名方案、PKM 系统、项目等等。
多年来，我还用思维导图来跟踪自己的长期生活目标。我利用思维导图分析自己想学什么，想达成什么目标，想去哪里等等。我听从 David Allen 的建议，用思维导图的不同分支来探索在不同时间范围内的各方面生活（比如，今年、3 年内、5 年内、10 年内）。那个思维导图我还在用，只是现在还结合了其他工具和技术来定义和评估个人计划。
成家立业、家庭预算和文件整理
向成人过渡的速度比我预期的要快。在我还没意识到这一点之前，我就从玩《雷神之锤》和《暗黑破坏神》过渡到成家立业养孩子了。然后就是无聊的部分：不顾一切留在纸质世界的愚蠢机构折腾出来一大堆愚蠢的文书工作。IT 并没有让这个世界变得更快，这一点让我很难接受。
但我有条理的头脑可以帮忙。我和妻子开始扫描并归档所有文件。除了保留一些必要的，比方说保修单、官方文件、文凭等，剩下的都扔掉了。
我大概在 2007-2008 年左右开始成年。为此我被迫又创建了一个组织系统； “文档”文件夹。我是这样组织的：
动物
银行
<银行名称>
<年份>
<YYYY-MM-DD> - 文档描述
预算
<年份>
族谱
家庭
保险
......
存货清单
发票
手册
个人
<名字>
健康
研究（例如，文件、项目、文凭等）
工作（如简历、工作相关文件等）
......
服务供应商
税务
<年份>
门票
<YYYY-MM-DD> - 事项/活动
写作
杂志
我们的家庭预算用的是 YNAB （编者注：一个预算软件）来定义的。 YNAB 背后的方法对我们帮助很大。
然后我开始投资，所以我还得跟踪我的投资，投资所涉及的成本，我什么时候买了什么，卖了多少，什么时候卖，赚了/亏了多少等等。这些信息成为了我的个人 Wiki 的一部分。
如何组织 10 万张照片
我刚接触到摄影的时候，就知道自己遇到麻烦了。这个东西又是需要组织的。一旦开始摄影，数据就会迅速积累（不过视频确实更糟糕）。
我的照片组织系统非常简单：
_收件箱
_共享
<年份>
<YYYY-MM-DD - <事件描述>
就这样而已。没什么特别的，但这就是我的全部需要了，就算有 100K+ 图片也够了！通过 Adobe Lightroom 这样的工具，我可以直接从 SD 卡将照片导入目录，并用正确的命名方案将文件移动到我的“照片”文件夹
今天我已经把我所有的照片做了好几次备份：
我的 NAS 上有一个备份（第二磁盘）
我在网上也有备份（跟其他数据一起）
我在 Google Photos 上面有一份备份
视频管理
对于视频，我采用的结构几乎一样。
收件箱很有用，因为我未必都能抽出时间去处理那些新文件或者进行排序。有时候我会堆积了好几个月的视频，然后才有时间去梳理它们。
我的视频也有多个备份，因为都是非常重要的视频。
因为现在我设立了一个 YouTube 频道，所以这部分的管理我还要改进。
在线共享的媒体与 NAS
一段时间以来，我在不同的平台上都分享过图片和视频：比如 Flickr、YouTube、 WordPress 、Facebook ……在过去，我总是将导出的副本保存到我的照片或视频文件夹里面，只是为了让分享的东西有个备份。现在我不再这样做了，因为有了更轻松的内容分享手段。
Flickr 我用了好一段时间，我对它还是比较满意的，可惜现在已经停掉了。然后我开始用 Google Plus，结果它也完蛋了。后来我开始用 Google Photos，这个东西可以让分享照片/视频变得更加容易（而且也可以多一个备份）。但我仍然把 Google Photos 当作重复的内容，所以我还是会继续将照片导入我的 NAS（编者注：网络附加存储，可以作为家庭用的存储设备）。
因此，我的 NAS 仍然是我个人数据的唯一真实来源。
在 NAS 上组织大量数据
我的第一台 NAS是 Synology DiskStation DS107e。我确实很喜欢这个玩意儿。NAS 给了我一个大大的惊喜。那时候，我的电脑里面还挂了 7、8 个硬盘驱动器，再加上一些外部磁盘（带壳或不带壳的都有），以及多年来囤积的一堆数据。
我终于有了一台通过网络始终可以访问的设备，再也不用每次都要打开 PC 折腾 NFS 和 Windows 共享了！
我的 NAS 的组织非常直观，因为我已经建立了一个非常有条理的系统。我只需要把 PC 上面的东西移到 NAS 上面，针对每一种类型的数据和使用情况建立不同的共享：比如书籍、课程、文档、下载、电影、音乐、源代码、电视剧、上传等。
Synology NAS 的第二个大大的好处是它的软件包系统以及相关社区。这些年来，我用过很多的软件包。有供下载的软件包（比方说，Transmission、 Sabnzbd 、 Sickbeard 、Couch Potato、Mylar，...），还有用于处理备份、复制文件、建立媒体文件索引、向外界公开照片和视频、搭建网站、建立 VPN 隧道的软件包等。
NAS 慢慢取代了我所有的旧硬盘，让我终于停止了挂 7 到 8 个混搭了NTFS、HFS、EXT 等分区格式磁盘的 PC 的疯狂举动。
2013 年左右，当我收到一个 8 个盘位的 NAS 作为生日礼物时，事情变得更加有趣了。那是一台Synology DS1812+，一台带有 Intel CPU 的 NAS；太棒了。我今天还在用着它。只是换了更大的磁盘。
提供更好体验的网盘
随着 Web 的发展，我对在线服务的使用也在不断发展。我引入了 Google Drive 作为我的个人数据环境，并开始将它当作我的 NAS 的扩展。这是一个我可以随时随地访问，并轻松与他人共享的扩展。用我的 NAS 其实也可以做到这一点，但我需要折腾 OpenVPN 隧道、打开家庭路由器上的端口等。至少可以说这不是很好的体验。而 Google Drive 就要方便多了。我想我的人生大概已经到了不想再像以前那样摆弄技术的阶段了。
我仍然在我的 Linux 和 PC 上使用 CloudStation 来同步一些更有意义的数据，但 Google Drive 是个很好的补充。
我现在要做的是用 Synology Cloud Sync 在 Google Drive 以及我的 NAS 之间建立某些文件夹的同步。比方说，一些我经常要用到的个人文件，需要与我的会计师共享的公司文件（合同、辅导笔记、发票、流程等）、我的 Obsidian 文档库等。
一行代码都不要丢
直到今天，我写过大部分代码我都还保留着。我的第一个网站、我的学校项目、我的开源项目（好吧，最后这个很简单，这要感谢 GitHub ）。但这些还只是整体的一部分。还有我的 NAS、 GitHub 以及 Gitlab 上的私有 Git 存储库。还有在 GitHub和Gitlab 上公开的库。这些我都有保存。还有各种项目，电子书、配置文件等。还有一些公共和私有的 GitHub gist （Github的一个子服务. 最简单的功能就是分享代码片段）。这些我没有备份，所以这是个风险。中等，但仍属于风险。
课程以及 YouTube 视频
随着 YouTube 慢慢接管世界，任何我觉得有趣的东西我都想保存下来（我是数据囤积者，我告诉过你的）。有一段时间，我把所有我关心的 YouTube 频道的视频都下载下来了。真不是开玩笑，我甚至写了一些脚本来帮助我轻松地做到这一点。说实话，这是个很好的选择。有太多的吉他课程已经完全消失，或者现在都改成收费了。不过我不再这么做了。
我还保留课程，组织整理钢琴、吉他、摄影、3D 建模等我感兴趣的主题的文章。我曾经把整个网站都下载下来，以确保我永远不会失去访问权限。我很高兴我这样做了，因为其中的一些网站后来确实没了。
联系人以及客户关系管理（CRM）
在很长一段时间内，我都没有过多考虑过如何管理我的联系人。刚开始的时候，我只在手机上保留有联系人信息。但后来我担心联系人信息会丢，因为这些信息是存放在 SIM 卡上的。不过，幸运的是，Google Contacts 的出现帮助我改善了这种情况。我开始把所有信息都集中在那里。
当我决定开始自由职业时，我重新审视了自己的这个选择。我现在更加认真地思考如何管理联系人以及客户关系。一开始，我用的是我的 wiki，但现在我已经迁移到我的 Obsidian 文档库里面了。
译者：boxi
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