首页 > 专业知识 > 25年+的个人知识管理经验:从碎片化到网络化(三)

25年+的个人知识管理经验:从碎片化到网络化(三)

神译局是36氪旗下编译团队,关注科技、商业、职场、生活等领域,重点介绍国外的新技术、新观点、新风向。

编者按:数字化以及互联网让我们可以获得的知识呈爆发式的增长,作为对知识无比渴望的食知动物(Infovores),我们仿佛恨不得把知识通通都吃进去,各种下载、收藏,复制、粘贴……可是却疏于消化整理,要么将知识束之高阁,要么想找时却不知道把它放哪里去了。这就是大多数人知识管理的现状,如果你也有这样的问题,那么这位知识管理经验超过 25 年的人的分享值得一看,但关键是:要付诸实践。文章来自编译,篇幅关系,我们分四部分刊出,此为第三部分。

相关阅读:

25年+的个人知识管理经验:从碎片化到网络化(一)

25年+的个人知识管理经验:从碎片化到网络化(二)

把事情做完(GTD):用日历、任务管理器以及时间跟踪器掌控时间

当我加入“劳动大军”时,我开始引入新的工具和系统。读完 David Allen 的《搞定》(Getting things Done)后,我开始用上 Google 日历,从此走上了一条不归路。

我会针对不同的目的使用不同的日历。我有家庭、生日、公共假期、工作、副业、假期、内容发布等版本的日历。我有很多日历都是与其他人共享的。

除此以外,我还测试了所有可用的任务管理器。其中 Remember The Milk(RTM)的使用时间最长。在试过各种工具之后,我终于选择了 Trello。

我会为每个主要项目设立一块看板,然后再加上一个个人看板。每一块看板,我会用不同的列。但所有看板都会有一个通用的列,叫做“积压”,而其他的列则是无穷无尽的想法和以及未来要探索的东西。更重要的是,我用了时间列来编排组织我的工作(比方说,今年、本月、本周、今天)。这种安排创造了奇迹,不用东想西想下一步要做什么。

我一直在用 Clockify 进行时间跟踪,掌握项目成本,以及准备发票。

我慢慢地变成了生产力狂人,以至于到了精疲力尽的地步。从那时起,我爱上了工作中的禅道,我还是会努力工作,但同时会注意照顾好自己。

用思维导图记录和可视化一切

我后来又迷上了思维导图。我用思维导图记录我的流程、组织系统、命名方案、PKM 系统、项目等等。

多年来,我还用思维导图来跟踪自己的长期生活目标。我利用思维导图分析自己想学什么,想达成什么目标,想去哪里等等。我听从 David Allen 的建议,用思维导图的不同分支来探索在不同时间范围内的各方面生活(比如,今年、3 年内、5 年内、10 年内)。那个思维导图我还在用,只是现在还结合了其他工具和技术来定义和评估个人计划。

成家立业、家庭预算和文件整理

向成人过渡的速度比我预期的要快。在我还没意识到这一点之前,我就从玩《雷神之锤》和《暗黑破坏神》过渡到成家立业养孩子了。然后就是无聊的部分:不顾一切留在纸质世界的愚蠢机构折腾出来一大堆愚蠢的文书工作。IT 并没有让这个世界变得更快,这一点让我很难接受。

但我有条理的头脑可以帮忙。我和妻子开始扫描并归档所有文件。除了保留一些必要的,比方说保修单、官方文件、文凭等,剩下的都扔掉了。

我大概在 2007-2008 年左右开始成年。为此我被迫又创建了一个组织系统; “文档”文件夹。我是这样组织的:

动物

银行

<银行名称>

<年份>

<YYYY-MM-DD> - 文档描述

预算

<年份>

族谱

家庭

保险

......

存货清单

发票

手册

个人

<名字>

健康

研究(例如,文件、项目、文凭等)

工作(如简历、工作相关文件等)

......

服务供应商

税务

<年份>

门票

<YYYY-MM-DD> - 事项/活动

写作

杂志

我们的家庭预算用的是 YNAB (编者注:一个预算软件)来定义的。 YNAB 背后的方法对我们帮助很大。

然后我开始投资,所以我还得跟踪我的投资,投资所涉及的成本,我什么时候买了什么,卖了多少,什么时候卖,赚了/亏了多少等等。这些信息成为了我的个人 Wiki 的一部分。

如何组织 10 万张照片

我刚接触到摄影的时候,就知道自己遇到麻烦了。这个东西又是需要组织的。一旦开始摄影,数据就会迅速积累(不过视频确实更糟糕)。

我的照片组织系统非常简单:

_收件箱

_共享

<年份>

<YYYY-MM-DD - <事件描述>

就这样而已。没什么特别的,但这就是我的全部需要了,就算有 100K+ 图片也够了!通过 Adobe Lightroom 这样的工具,我可以直接从 SD 卡将照片导入目录,并用正确的命名方案将文件移动到我的“照片”文件夹

今天我已经把我所有的照片做了好几次备份:

我的 NAS 上有一个备份(第二磁盘)

我在网上也有备份(跟其他数据一起)

我在 Google Photos 上面有一份备份

视频管理

对于视频,我采用的结构几乎一样。

收件箱很有用,因为我未必都能抽出时间去处理那些新文件或者进行排序。有时候我会堆积了好几个月的视频,然后才有时间去梳理它们。

我的视频也有多个备份,因为都是非常重要的视频。

因为现在我设立了一个 YouTube 频道,所以这部分的管理我还要改进。

在线共享的媒体与 NAS

一段时间以来,我在不同的平台上都分享过图片和视频:比如 Flickr、YouTube、 WordPress 、Facebook ……在过去,我总是将导出的副本保存到我的照片或视频文件夹里面,只是为了让分享的东西有个备份。现在我不再这样做了,因为有了更轻松的内容分享手段。

Flickr 我用了好一段时间,我对它还是比较满意的,可惜现在已经停掉了。然后我开始用 Google Plus,结果它也完蛋了。后来我开始用 Google Photos,这个东西可以让分享照片/视频变得更加容易(而且也可以多一个备份)。但我仍然把 Google Photos 当作重复的内容,所以我还是会继续将照片导入我的 NAS(编者注:网络附加存储,可以作为家庭用的存储设备)。

因此,我的 NAS 仍然是我个人数据的唯一真实来源

在 NAS 上组织大量数据

我的第一台 NAS是 Synology DiskStation DS107e。我确实很喜欢这个玩意儿。NAS 给了我一个大大的惊喜。那时候,我的电脑里面还挂了 7、8 个硬盘驱动器,再加上一些外部磁盘(带壳或不带壳的都有),以及多年来囤积的一堆数据。

我终于有了一台通过网络始终可以访问的设备,再也不用每次都要打开 PC 折腾 NFS 和 Windows 共享了!

我的 NAS 的组织非常直观,因为我已经建立了一个非常有条理的系统。我只需要把 PC 上面的东西移到 NAS 上面,针对每一种类型的数据和使用情况建立不同的共享:比如书籍、课程、文档、下载、电影、音乐、源代码、电视剧、上传等。

Synology NAS 的第二个大大的好处是它的软件包系统以及相关社区。这些年来,我用过很多的软件包。有供下载的软件包(比方说,Transmission、 Sabnzbd 、 Sickbeard 、Couch Potato、Mylar,...),还有用于处理备份、复制文件、建立媒体文件索引、向外界公开照片和视频、搭建网站、建立 VPN 隧道的软件包等。

NAS 慢慢取代了我所有的旧硬盘,让我终于停止了挂 7 到 8 个混搭了NTFS、HFS、EXT 等分区格式磁盘的 PC 的疯狂举动。

2013 年左右,当我收到一个 8 个盘位的 NAS 作为生日礼物时,事情变得更加有趣了。那是一台Synology DS1812+,一台带有 Intel CPU 的 NAS;太棒了。我今天还在用着它。只是换了更大的磁盘。

提供更好体验的网盘

随着 Web 的发展,我对在线服务的使用也在不断发展。我引入了 Google Drive 作为我的个人数据环境,并开始将它当作我的 NAS 的扩展。这是一个我可以随时随地访问,并轻松与他人共享的扩展。用我的 NAS 其实也可以做到这一点,但我需要折腾 OpenVPN 隧道、打开家庭路由器上的端口等。至少可以说这不是很好的体验。而 Google Drive 就要方便多了。我想我的人生大概已经到了不想再像以前那样摆弄技术的阶段了。

我仍然在我的 Linux 和 PC 上使用 CloudStation 来同步一些更有意义的数据,但 Google Drive 是个很好的补充。

我现在要做的是用 Synology Cloud Sync 在 Google Drive 以及我的 NAS 之间建立某些文件夹的同步。比方说,一些我经常要用到的个人文件,需要与我的会计师共享的公司文件(合同、辅导笔记、发票、流程等)、我的 Obsidian 文档库等。

一行代码都不要丢

直到今天,我写过大部分代码我都还保留着。我的第一个网站、我的学校项目、我的开源项目(好吧,最后这个很简单,这要感谢 GitHub )。但这些还只是整体的一部分。还有我的 NAS、 GitHub 以及 Gitlab 上的私有 Git 存储库。还有在 GitHub和Gitlab 上公开的库。这些我都有保存。还有各种项目,电子书、配置文件等。还有一些公共和私有的 GitHub gist (Github的一个子服务. 最简单的功能就是分享代码片段)。这些我没有备份,所以这是个风险。中等,但仍属于风险。

课程以及 YouTube 视频

随着 YouTube 慢慢接管世界,任何我觉得有趣的东西我都想保存下来(我是数据囤积者,我告诉过你的)。有一段时间,我把所有我关心的 YouTube 频道的视频都下载下来了。真不是开玩笑,我甚至写了一些脚本来帮助我轻松地做到这一点。说实话,这是个很好的选择。有太多的吉他课程已经完全消失,或者现在都改成收费了。不过我不再这么做了。

我还保留课程,组织整理钢琴、吉他、摄影、3D 建模等我感兴趣的主题的文章。我曾经把整个网站都下载下来,以确保我永远不会失去访问权限。我很高兴我这样做了,因为其中的一些网站后来确实没了。

联系人以及客户关系管理(CRM)

在很长一段时间内,我都没有过多考虑过如何管理我的联系人。刚开始的时候,我只在手机上保留有联系人信息。但后来我担心联系人信息会丢,因为这些信息是存放在 SIM 卡上的。不过,幸运的是,Google Contacts 的出现帮助我改善了这种情况。我开始把所有信息都集中在那里。

当我决定开始自由职业时,我重新审视了自己的这个选择。我现在更加认真地思考如何管理联系人以及客户关系。一开始,我用的是我的 wiki,但现在我已经迁移到我的 Obsidian 文档库里面了。

译者:boxi

相关推荐

25年+的个人知识管理经验:从碎片化到网络化(三)
25年+的个人知识管理经验:从碎片化到网络化(二)
25年+的个人知识管理经验:从碎片化到网络化(一)
信息碎片化时代,这些产品在创造“能留下来的知识”
可能诞生独角兽的新机会:垂直化、碎片化的劳动力市场
新加坡碎片化的电子支付会走向整合么?
个人知识图谱:你的第二大脑
BAT都在悄悄“拆”中台,“碎片化中台” 时代已来
智能家居走了20年,依然“碎片化”?
从“知识付费”到“训练营”,内容行业的2.0版本

网址: 25年+的个人知识管理经验:从碎片化到网络化(三) http://m.xishuta.com/zhidaoview25287.html

所属分类:技术控