25年+的个人知识管理经验：从碎片化到网络化（二）
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编者按：数字化以及互联网让我们可以获得的知识呈爆发式的增长，作为对知识无比渴望的食知动物（Infovores），我们仿佛恨不得把知识通通都吃进去，各种下载、收藏，复制、粘贴……可是却疏于消化整理，要么将知识束之高阁，要么想找时却不知道把它放哪里去了。这就是大多数人知识管理的现状，如果你也有这样的问题，那么这位知识管理经验超过 25 年的人的分享值得一看，但关键是：要付诸实践。文章来自编译，篇幅关系，我们分四部分刊出，此为第二部分。
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更大更便宜的磁盘，更快的上网速度
慢慢地，磁盘变得越来越大。价格也下降了。我之前受到的限制和约束慢慢消失了。我存储的数据更多了。 2000 年之后不久，我的 PC 还连着一台 DVD 刻录机以及 7-8 个硬盘驱动器。我刻录了大量的 CD 和 DVD，每一张都有带唯一标识符的标签（比方说，DVD 067），然后放进带有编号的主轴上。而且 CD 的标签与内容清单上面的条目也是匹配的。
主机游戏都会附上漂亮的封面。我的房间就是电脑迷与游戏迷的藏宝库。但我把这一切都留给了自己。那是我的秘密王国。
等到我可以上宽带的时候，网络盗版开始变得很普遍。内容来源无穷无尽。那时候我迷上了电影。我每天要看 2 到 4 部电影。我看了越来越多的动漫，我还发现了日本和韩国的电影。我的胃口总是满足不了。
我依然要收集数据。电影、电视节目和纪录片我也要收藏。一切。“放手”对我而言很难。一旦我看过一部好电影，我必须把它当作奖杯一样放在身边，以免以后想再看的时候找不到。
我对所有东西都有明确的命名约定。电影的命名规则是：<电影名称> (YYYY) (EN|FR|JP|...) (<Quality>)。电视剧：<电视剧名称> Sxy_ <EN|FR|JP|...>。一致性对于我能够保持头脑清醒至关重要。这还可以让各种操作的自动化变得更加简单。
那是 QuickTime、RealPlayer、Windows Media Player 以及各种爵士乐的时代。幸运的是，我们有 VLC 的出现来挽救世界。
我还研究 Photoshop（用于 2D）和 Blender（用于 3D），并开始收集数字资产。图案、背景、纹理、模型、插件、示例等。数据变得更多了。
不仅如此，我还收集音乐。我听过很多音乐流派，去寻找自己喜欢听的各种各样的音乐。从古典到雷鬼，从舞蹈到金属，从布鲁斯到法国说唱，不一而足。于是我又花时间把收集的音乐整理了一番。那时候 Spotify 远还没有出现。当时还是 Amarok 、 Winamp 、Clementine 等的时代。我收集 MP3 和 FLAC 格式的文件。其实这两种我倒没听出有什么区别，但我就是想得到 FLAC 版（编者注：无损格式的音乐文件） 。
对于音乐，我采用的命名规则是这样的：
<字母>
<艺术家>
<年份> - <艺术家> - <专辑> (<格式>)
<艺术家> - <专辑> - <音轨序号> - <歌曲>
同样地，正如你能想象到的那样，歌名的协调很困难。而且音乐风格也需要标准化。幸运的是，有一些工具可以帮助解决这个问题。
后来，我跑到各种在线论坛上面混，自己也管理过一些论坛。我记得当时 PhpBB 风靡一时。我在社区上面讨论的议题包括电影、电视节目和动漫等，我会分享自己的发现、想法、新版本、字幕等。
我会定期备份 MySQL 数据库，以确保在出现问题时可以恢复服务。这又是一个很好的学习机会，因为这些经历教会了我有关数据备份和恢复的关键原则。还有，这些备份我当然也必须保存和组织好：-)
我非常注意备份。最重要的东西我会确保定期保存：比如书、书签、漫画、音乐、个人笔记以及网站等。一想到自己的宝藏可能会丢我就没法忍受。在现实生活里，能令我依恋的人和物太少了，也许我已经把渴望的依恋转移到了数字世界……谁知道呢！备份是一个复杂的话题，所以这里我不会深入探讨。但是，如果你感到好奇的话，我可以分享一些目前我的系统的详细信息。
除此以外，我还保留了一本个人日记。写作一直是我最后的表达方式。我用的是原始的文本文件（每天会有一个 < yyyy -mm- dd Journal.txt），这种做法效果很好。我之前的所有日记现在都能找到。
书签
我收藏了大量书签（其实里面有很多我至今都没仔细看过）。通过 StumbleUpon，我发现了很多有趣的网站。这些年来，我用过不同的方法来管理我的书签，比如 Delicious（现在没了）、 XMarks（也没了） 等。现如今，我决定简化生活，让 Google 来管理我的书签。我有隐私意识，但我愿意接受风险，有得必有舍。谷歌很了解我（可能比我还了解自己 ）。他们掌握了我的邮件、我的浏览与搜索历史、还有我的位置。相比之下，书签不值一提。
这些年来我的书签结构一直很稳定：
乐趣：任何可以放松的东西（我无聊的时候会去看看——但其实从来没去过）
未来：我很好奇但没有缓存的东西（也就是非优先事项）
游戏：我正在忙着学习的棋盘游戏规则的链接、 Kickstarter 活动等
Home：链接到在家里跑的各种自托管 Web 服务（NAS Admin UI、网络设备等）
新闻：这段日子我避免去看的东西
现在：我目前最关心的任何事情
打开：我每天要多次打开的链接（邮件、任务列表、社交媒体、 HackerNews 等）
项目：每个项目一个子文件夹，包含指向项目主页、 GitHub 库等的链接
实用程序：我经常需要用到的实用程序（比方说，Unsplash、计算器、翻译工具、语法检查器等）
工作：与我的工作、所从事自由职业的客户等有关的任何东西
我为什么喜欢 RSS 订阅
我在 2005-2006 年左右开始使用 RSS 订阅源以及 Google Reader。我开始学 IT 的时候，会收集各种有趣的订阅源。大多数很酷的网站和博客都会提供 RSS 订阅源。
我开始关注那些写了很多 IT、软件开发、技术以及科学方面的有趣文章的人。我开始整天看 Jeff Atwood、Joel Spolsky 、Steve Yegge 、John Perry Barlow、Dave Winer 、David Heinemeier Hansson、Bruce Schneier 、Ward Cunningham、Chet Haase 、 Romain Guy 等的东西。他们是不认识我的导师。这就是网络的美妙之处。
Google Reader 对我的生活确实很重要。我之所以能够不断地阅读自己关心的东西，这就是解决方案。我有一份兴趣来源清单，按重要性排序，然后我再从中选择想阅读的内容。像 Slashdot、 LifeHacker、Ars Technica 、 Hackaday 等我都看过。
可供关注的有趣博客太多了。还有科技、摄影、音乐、科学、自然、写作等方面的博客。 有无数来源等着我发现。一旦我开始工作，就忍不住想打印博客文章。我的包里面装满了打印稿。我在通勤期间会不停地看打印出来的东西，也学到了很多。
即使跟过去比资源少了很多，我现在仍然在用 RSS。我目前是用 Feedly 作为我的新闻聚合器的。
我喜欢 RSS 的原因在于，它让避免丢失帖子变得轻而易举，但更重要的是，它可以帮助确定内容消费的优先事项。通过组织好来源，并优先考虑部分来源，我可以牢牢记住自己最想探索和阅读的东西。多亏了 RSS，我的内容消费方式才从随意变成了系统化。
密码与邮箱管理
随着 Web 的扩展，凭证的数量也呈爆炸式增长。一开始，我跟大家一样，来来去去用的都是那几个关键密码。但是后来我从错误中吸取了教训，而且在探索 Linux 的时候得到了更好的教导。我非常感谢那些为 ArchLinux 项目出力的人，他们的文档太出色了，不管是过去还是现在都是一座真正的知识金矿。
我很早就开始使用 KeePass 了。我配置了一个密码生成器，并开始了系统性的使用。每个网站都有不同的凭据（即账号密码），甚至出于不同目的使用不同的电子邮件地址。我的主要邮件地址用了化名，第二个则用我的真实姓名，还有一个用来访问那些我不太关心的所有其他网站（也就是垃圾邮件箱），并且我还会不时用一次性的地址。
当然，我的 KeePass 数据库也必须进行组织。我会针对不同目的创建不同的文件夹：
域：我的域的 FTP 和数据库凭据
电子邮件：电子邮件凭据
游戏：CD Keys（也是过去的遗迹！）以及在线游戏帐户
Home：家用电子产品（路由器、调制解调器等）的凭据
银行
身份证密码
互联网：大多数在线服务的凭据
计算机：Linux、Windows等
手机：SIM 卡 PIN码、PUK等
......
直到今天，虽然 UI/UX 非常糟糕，但 KeePass 仍然是我的首选密码解决方案。它并不完美，但效果很好，而且足够安全。
有一件事我应该更加注意，那就是把不再需要的旧帐户删掉。
我使用了多个 KeePass 数据库。一般是每个重大项目/组织配置一个。我不想把所有的鸡蛋都放在一个篮子里面。安全方面还有更多内容，但这不是今天的话题了。
至于电子邮件， Thunderbird 和 IMAP 我用了很长一段时间，但最终还是换成了 GMail 的 Web版以及移动 app。鉴于我收发的电子邮件越来越多，这个地方我也得理一理。我用文件夹、标签、过滤器以及规则来组织所有的内容。我给会议、游戏、工作列表、聚会、newsletter、视频等创建了文件夹。最重要的是，我创建的规则是尽可能把一切都自动化：将一些邮件标记为已读，自动删除一些邮件，将其他邮件挪来挪去，甚至在不同邮箱之间转发内容，既然能自动做，为什么不呢？
我仍然非常依赖这个系统。它可以帮助我排除噪音，让我的收件箱更容易保持干净。我刚刚又往里面添加了新的电子邮件账号。幸运的是， Gmail也与时俱进，让帐户之间的切换变得更加容易。
Mailbrew 这个东西我真的应该好好研究一下，它可以帮我减少混乱，让我能够多看一些自己订阅的 newsletter。
译者：boxi
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