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办公室的真正作用究竟是什么？

晰数塔互联网快讯
2023-10-24 15:32

亚马逊上个月终于放出了“狠招”，允许经理们解雇那些未能满足每周至少到岗3天要求的员工，这一政策被认为是其在疫情后“重返办公室”所采取的最严厉措施。不久前，亚马逊部分员工还收到“搬迁至中心‘枢纽’办公”的通知，若不服从则被认为将会自行离职。

8月是居家办公文化与“回到公司工作”的对抗分水岭。从华尔街到硅谷，“重返办公室”开始成为一个较为重要的议题，然而如今来看似乎收效甚微。除亚马逊外，彼时高盛集团也宣布了将严厉对待那些每周有5天不坐班的员工。“一家起，百家应”，摩根大通、花旗、摩根士丹利等公司纷纷效仿。此外，Meta等互联网公司也是在那时开始要求员工每周至少进公司3天。

对中国而言，居家办公或“重返办公室”并不是一个特别的问题。上周，耐克中华区宣布将执行“新的混合工作模式”，办公室员工周一至周四需在办公室办公，周五可选择居家办公，以此放宽一些员工通勤的限制。值得一提的是，在中国实行类似政策的公司并不多。

目前的趋势表明，企业对线下工作的强制规定越来越多。但受疫情影响的远程工作方式已经让办公室的角色发生了根本性变化，促使公众不得不重新思考“工作场所”的真正意义。

一、大型公司总部不再是一个醒目的建筑群

五十多年来，拥有92年历史的保险业巨头好事达（Allstate）一直将总部设立在芝加哥郊区。该公司的总部大楼占地约200万平方英尺（约合18.58万平方米），分布于约280英亩（约合113.31万平方米）的宽阔土地上，在2020年的时候容纳了约5，200名员工。

但去年，该公司出售了位于伊利诺伊州诺斯布鲁克的园区。由于其83%的员工现在都是远程工作，就算在平常的工作日里，这座建筑群也像是一座鬼城。

事实上，好事达在全球范围内已经缩减了约50%的不动产，并将更小的办公空间予以现代化改造，称之为“办公舱”而不是“办公室”。好事达公司首席人力资源官鲍勃·图黑（Bob Toohey）表示：“‘办公室’这个词已经存在了几百年，它有着非常独特的内涵。你何时到达公司，怎样开展自己的工作，何时起身离开工位，在办公室里都会被看得一清二楚。但现在的情况已经大不相同了。”

如果像好事达这样的老牌企业的大型公司总部不再是一个醒目的建筑群，也不再是员工完成工作的场所，那么如今办公室的真正作用到底是什么呢？

二、当办公室成为管理成功的“象征”

这个问题一直困扰着企业高管和员工，也让人力资源部门头疼不已。

位于波士顿的工作场所顾问、办公家具制造商Allsteel的前顾问凯利·科隆（Kelly Colón）说：“我问过很多首席执行官和企业高管，‘你们保留办公室的目的是什么’，他们十有八九都是一脸茫然。”

几十年来——也许是几百年来，都没有人问过建造办公室的目的究竟为何。在笔记本电脑、手机和互联网出现之前，办公室是人们在同一间屋子里完成工作的地方，是管理者监视员工的地方，办公大楼也是公司大张旗鼓地展示公司名称以彰显品牌、企业文化和地位的地方。

渐渐地，它也成为了一个满足高管自负心理的场所，甚至让其中一些高管认为，管理工作也不过就是“四处看看”。科隆说：“从神经学或者是行为学角度来看，我们的社会鼓励企业的首席执行官和领导者去追逐和站上所在组织的最高层，而办公室就变成了象征他们成功的华冠。”

疫情改变了这一状况，使管理与线下工作脱钩，而科技让专业人员摆脱了办公室的桎梏。2020年之前，工作团队的分布已经越来越分散，但新冠疫情让这一趋势变得更加明显。例如，微软公司最近报告称，疫情爆发前，其61%的团队都在同一地点线下办公，而如今这一比例仅为27%。

三、不同行业的办公室，正在重新被定义

现在，许多白领的工作场所问题仍然悬而未决：一方面是管理者对线下工作的怀旧情绪和首席执行官对远程工作弊端的批判，另一方面涉及到员工的实际需求，他们想要避免繁琐的通勤过程，也想要满足自己的诸多生活需要。

与此同时，很多员工也希望、甚至需要拥有一个不是自己的狭小公寓的工作场所，而且很多人都认为，与同事在一起工作有助于建立人际关系、促进合作并加快某些工作的进程。问题在于：员工和管理者之间在线下工作频率或者工作地点的问题上还没有完全达成共识。

公司也并非闭目塞听。他们知道，要想吸引人们回到传统的办公隔间里，恐怕很难做到。许多公司正在重新思考办公室的工作方式，为会议和社交腾出更多空间。它们增加了用于Zoom通话的隔间或者私人房间，减少了办公区域占地面积，并按需租用房产。

有些公司甚至完全摒弃了“总部”的概念。好事达保险公司首席执行官汤姆·威尔森（Tom Wilson）在今年的阿斯彭思想节（Aspen Ideas Festival）上表示：“总部曾经是公司权力的中心。建立总部是为了引起人们的注意，让人们看到公司，并提升公司地位。现在我们已经没有这样的地方了。”

埃森哲（Accenture）没有全公司统一的强制到岗办公时间，并把纽约的新办公室称为“创新中心”，而不是办公室。它为客户和顾问共同开展项目充分提供了灵活的空间，这种设置已成为该公司其他办公地点的典范。负责埃森哲美国东北部业务的斯图尔特·亨德森（Stuart Henderson）说：“我们几乎所有的办公室在翻新或扩建时，都是作为协作空间建造的。”

可以说，关于“重返办公室”和“远程工作”的近乎宗教的言辞掩盖了一个简单的事实：这在很大程度上取决于基本常识。并非所有的企业都是一样的：适用于老牌律师事务所的工作制度可能不适用于刚刚起步的玩具公司；咨询公司有着几十年在客户现场远程工作的经验，而保险公司长期以来一直拥有大批驻外员工；一家生物技术初创公司可能需要一个实体实验室，但软件公司通常不会。

在疫情早期，一家致力于帮助人们与同事开展合作的软件公司Atlassian就决定将办公室变成可有可无的地方，因该公司在员工调查中发现，只要每隔几个月就有意地把员工聚在一起进行团队建设，他们仍然会感到有归属感。该公司联合创始人兼联合首席执行官斯科特•法夸尔（Scott Farquhar）表示：“我们告诉员工，你们不用再回到办公室了。”

该公司创建了一个“每次访问办公室成本”指标，将每个办公室的运营成本（包含租赁、基础设施、照明等）除以每个季度的造访次数。Atlassian的“随处办公”负责人安妮·迪恩（Annie Dean）说，如果疫情后的指标比疫情前高出三倍以上，“那么我们就会趋于认为，我们需要考虑缩小这个办公室的规模或减少其占地面积，这样我们就可以把这些成本重新投入到新社区的建设中去。”

今年5月，由于这一指标过高，Atlassian关闭了波士顿办事处，并决定将于明年2月在西雅图开设一个新办事处，因为那里的员工人数一直在增长。“工作是一份职责，而不是一个地点。”法夸尔说。

四、办公空间的未来：雇主削减空间并扩大公共区域

当然，并不是所有科技领袖都这么认为。随着Meta和亚马逊（Amazon）等公司发布了更严格的到岗工作规定，许多人都在关注这对办公室入住率的影响。但到目前为止，这些规定并没有产生更广泛的影响。

在截至10月11日的前一周内，追踪办公楼刷卡情况的卡斯尔系统（Castle Systems）的数据显示，10个美国主要城市的平均写字楼入住率仍仅为疫情前水平的50%左右。这只比劳动节前几周略高，当时这一比例在47%左右徘徊。“越来越多的企业感到，由于员工不在一起工作，他们的业绩受到了影响，”卡斯尔董事长马克•艾因（Mark Ein）表示。

但人们往往会忘记，即使在新冠疫情之前，很多人也并不总是经常使用办公室。“重要的是要记住，在疫情前，典型的办公室利用率从未超过60%至65%，”商业房地产公司戴德梁行全球总工作场所咨询主管德斯皮纳·卡齐卡基斯（Despina Katsikakis）说。（利用率追踪的是办公空间在一个典型工作日中被使用的时间百分比。）该公司预测，到2030年之前，由于混合工作制的影响，空置面积将超过3.3亿平方英尺，比疫情前高出55%。

简而言之，就在“重返办公室”的要求越来越严格的同时，雇主租用的办公空间也越来越小。为高管团队提供灵活工作建议的布莱恩•艾略特（Brian Elliott）表示，在高管层围绕远程工作展开的拉锯战中，“我认为，由于节省成本，首席财务官往往是那个赢家。随着办公空间租约到期，（他们）基本上都会削减空间，以至于一周到公司工作四天的要求从物理上来说甚至都可能难以实现。”

戴德梁行的数据还显示，“租户”——这是商业房地产通常对雇主的称呼——正在将办公室的聚会空间扩大一倍，平均将办公室面积的40%至50%预留给公共空间，高于2019年的20%至30%。

思科公司（Cisco）做出的改变更大：用新的高科技“人才与协作中心”取代或翻新了亚特兰大和纽约的旧房地产。疫情爆发前，该公司在纽约的办公空间约有70%是个人办公空间，30%是公共办公空间。现在，办公桌与会议室的比例已经颠倒过来。

还有Dropbox，它自称 “虚拟优先”企业。如今它正在转租近40万平方英尺的空间——这是它在旧金山扩大业务前的大部分空间。但它也保留了部分空间，作为三个重新设计的“工作室 ”之一（其他两个分别位于都柏林和西雅图），并鼓励员工每季度在这里聚会。

这些“工作室”经过重新设计，有了更多的开放空间、教室、咖啡厅和会议室，可以适应不同规模的活动，但独立的工作站很少。公司虚拟优先的全球主管艾莉森·文特（Allison Vendt）说：“我们确实有一些办公桌，但尺寸很小。”

如果“联系”和 “协作”这些说法听起来有些模糊和重复，那么你一定听过“重要时刻”这一办公时间指令。麦肯锡咨询公司（McKinsey & Co.）的菲尔·基尔希纳（Phil Kirschner）专门就房地产和工作场所问题为高管们提供咨询，他提到：“后疫情办公场所”的公告几乎如出一辙，如果去掉公司名称或地点，“你基本上无法将它们区分开来”。

五、距离不再是障碍，灵活办公空间的崛起

与此同时，合作和保持联系并不一定要发生在办公室里。办公场所外的培训活动正蓬勃发展，人们对灵活空间的需求飙升，替代办公场所的平台也在激增。企业家们越来越有创造力。

俄勒冈州波特兰市的初创公司Radious就像办公室领域的爱彼迎（Airbnb），房主可以在白天将自己的房子出租给工作者。对许多员工来说，通勤是一个很大的障碍，“我认为在关于未来工作的讨论中，工作距离得到的关注度还不够，”该公司的联合创始人阿米娜·莫罗（ Amina Moreau）说。“我们能告诉雇主的是，我们可以在您员工的社区中提供工作空间。”

最后，重新思考办公室的位置、设计方式或使用频率并不意味着它们不再被人们需要。尽管 Atlassian对出勤没有强制要求，但该公司表示，居住在离办公室两小时通勤距离内的员工中，有26%每周至少线下办公一次，72%每月线下办公一到四次。在过去的一年里，无论员工的家在哪里，他们70%的员工每季度都会至少线下办公一次。

法夸尔表示，他每季度大约只去一次办公室，但他仍然坚信将人们应该多聚在一起，特别是为了有意义的聚会。法夸尔说：“我认为人们主动聚集在一起才能够建立社交纽带，而不是每天坐在办公室里。”

对Atlassian的“随处办公”负责人迪恩来说，办公室有两个主要功能：建立员工之间的联系，以及“使人们能够在新环境中完成工作”，尤其是那些可能没有自己的家庭办公场所的工作者。迪恩说：“对我们来说，来办公室是一种选择，但这并不意味着它无关紧要。”

本文来自微信公众号：福布斯（ID：forbes_china），作者：Jena McGregor，译自https://www.forbes.com/sites/jenamcgregor/2023/10/22/what-good-is-the-office-now-anyways/?sh=1630107a7078