移动办公如何高效？谷歌研究了两年，发现了这七个秘密
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编者按：在远程办公、在家办公、移动办公等多样化办公方式逐渐盛行的年代，如何实现整个团队的高效管理和运作？这篇文章原标题是Google Research Reveals 7 Secrets of Successful Remote Teams，作者是Gustavo Razzetti。Gustavo跟大家分享了谷歌发现的打造成功远程办公团队的7个秘密，希望对你有所启发。
图片来源：Rajeshwar Bachu/Unsplash
如今，远程办公模式逐渐盛行起来。根据美国Buffer公司的调查数据，有43%的美国上班族都表示，自己已经开始远程办公（或者至少有远程办公的经历）。其中，有90%的人都表示，他们都还将继续选择远程办公的工作方式。
提及远程办公，谷歌或许应该最有发言权。在谷歌，有40%的团队都涉及多个办公地点的成员，有30%的团队会议都会横跨两个或多个时区。
当听到谷歌花两年时间研究到底怎样才能打造一支强有力的远程办公团队时，也并不足为奇。
谷歌的人力创新实验室（People Innovation Lab）曾调研了5000名远程办公员工，并评估其业务表现、连通性以及其工作状态等多方面因素。
据人力分析经理维罗尼卡·吉尔瑞内（Veronica Gilrane）称：
我们很高兴地发现，就员工的工作效率和业务表现而言，远程办公的谷歌员工与大部分时间都在同一办公地点办公的谷歌员工并没有差别。此外，就远程办公的个人和团队而言，在涉及到晋升等事项时，虽然相关流程往往都涉及到不同地点同事的流转协助，但并没有凸显没有任何的差异性和不便性。
远程办公的员工其工作仍然富有成效，并积极参与和配合相关工作，同时，他们相比之下也并不会有太大的压力。这对公司和员工个人而言，绝对是好事。不过，要实现这些目标，离不开基本的规则和规范。
以下是谷歌分享的打造成功远程办公团队的7个秘密：
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1. 建立强有力的人际关系
虽然远程办公不会涉及面对面共事和交流，但这并不意味不会产生任何摩擦。谷歌发现，和远程办公的团队成员一起协作，要在这个过程中建立起人际关系有更大的挑战性。
比如，跨时区协调工作安排或者安排团队视频会议就有非常大的挑战。
科技，本来就是“冷血”的，因此，它必然会限制人际关系的建立和发展。如果遇到视频或音频故障等问题，通常都会影响沟通和交流。
然而，要想实现团队协作，离不开强有力的团队人际关系。如果你越了解你的同事，你们之间的合作就更加友好畅快。
相比于常规的团队成员，远程办公团队成员的交流机会相对较少。因此，必须要找机会让团队成员之间建立互信关系，让彼此感受到“连通性”。正如吉尔瑞内建议所言：
与其直接切入主题，不妨在每次开会之前预留几分钟时间畅所欲言地进行交流。
比如，向对方提问“你过去这个周末做了什么？”就是建立融洽关系的简单方式。
在每次电话或视频会议之前，保持心态上的融入，不仅可以让你意识到“你最关注的事情是什么？”，它还可以让你了解到与会的各位同事都经历了什么事情。
此外，在启动和完成一个项目或者某个具有里程碑意义的时刻时，也可以借此机会让团队成员一起回顾总结，并校准对后期发展的各种期待。
无论是远程办公团队，还是面对面沟通和交流的团队，只有通过建立人际关系，才能让各成员之间更好地互相了解。
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2. 让每个人都能被看见
根据谷歌的研究发现，视频会议比语音会议的效果更好。虽然这听起来像是毋庸置疑的事情，但大多数团队仍然喜欢通过语音电话进行交流。
除了能够看见互相的脸，视频会议还有很多好处。
非言语语言的重要性，不差于和从我们口中讲出的语言。当别人看不到我们的非言语语言时，他们就只有靠猜。然而，猜出来的结果，往往和事实不符，通常都还会更差。
让每个人都“在线”，能够“感受”彼此的存在，也是鼓励参与感的一种方式。
成功的团队中，每个成员都可以畅所欲言，并且和其他成员分享其想法和观点。如果你看到某个成员想加入交流环节，你应该停下说话并邀请对方加入。通常情况下，外向型的人和管理者更加倾向于打断谈话，参与并主导这个交流环节。
采用传统的轮流说话方式，可以有效地让内向的成员与大家一起分享他们的美好时刻。此外，采取这种方式，一次一个人发言，还可以减少会议中可能出现的随意打断以及群体思维。
如果同时与远程办公的同事一起开会，还应该让不在会议室中的远程办公同事先发言。“当地的同事”应该多听听他们的发言，并等待合适的机会再进行发言。
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3. 设定清晰的规则规范
远程办公的方式其实也可以是多种多样的。吉尔瑞内建议，团队负责人应该事先向团队成员说明白，他们可以在哪些地方工作，又该以怎样的方式展开工作。
通过这样的方式，就可以打消某些人心中的优越想法，即远程办公的成员比其它在固定办公地点工作的成员更有特权。
清晰的规则规范同时避免了不清晰指示、不必要的内部摩擦以及随之而来的误解。这样的话，大家都知道该怎么做事，也知道可以从他人身上期待什么结果。
在安排会议时，一定要事先了解团队成员偏好的开会时间，不要假设他们偏好时间。此外，就解决方案而言，要找到满足大多数成员的方案，特别是灵活的方案。
同时，就沟通交流而言，还应该设立相关的规范。比如，哪些时段最好不要发送邮件，一般情况下答复邮件的有效时间，以及该不该让已经下班的同事参加某个会议。
在设定相关规则规范时，应该结合所有团队人员的建议和智慧。就远程办公而言，合作相当重要。所以，每个成员都应该积极地建言献策。
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4. 关注当下
分散注意力的事情，可以给远程办公的成员带来更大的不良影响。假如在视频会议期间，屏幕对方的电话铃声响起，比当面跟你开会的人电话响起更烦。
所谓关注当下，即意味着要关注自己的言行举止。只要不是你负责记录会议纪要，你就应该合上笔记本电脑。将手机调为静音模式，并面朝下地放置在桌面上，并保持和屏幕对方的团队成员的眼神交流。
此外，关注当下还意味着与他人保持互动。如果某个成员被冷落了，要去了解发生了什么事。当某人发言后，要点头示意或者说声感谢。要让对方感受到，你在整个过程中一直都在保持关注。
最后，要尽量避免和其他成员低声交流或者闲聊。大多数人都没做到关注或者在意在“外部的”成员。
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5. 获得伙伴的支持
成功的团队，也离不开友好的内部关系，这也是团队合作基础的一种伙伴关系。
我们应该随时随地都能获得某个伙伴的帮助和支持，特别是大部分团队成员都和你不在一起办公的情况下。伙伴就像好帮手，在你最需要帮忙的时候他总是能帮你分忧解劳。
在团队中形成搭档关系，可以保证某个人总是会来找你，当然反过来也同理。你不需要一个人独自地改变整个世界。有一个问责伙伴，可以增加你成功的可能性，我之前也有一篇文章专门写过问责伙伴。
你的伙伴可以帮助你朝着目标稳步前进，给你提供必要的反馈，同时还能指导和开导你，他就是整个团队中你最需要的那个伙伴。
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6. 轮换时区
这一点虽然简单，但却足够重要。无论你怎么努力，都无法找到全球团队成员都满意的开会时间。
通常情况下，都是由项目负责人或者公司高层根据其方便的时间来决定会议时间。
然而，遗憾的是，总有一两个时区的团队成员会因此“倒霉”，他们要不因为所在时区和大部分成员不同，要不他们在大部分人眼中根本就不重要。
轮换时区，所有成员就可以分摊这种“倒霉”。每个人都有可能比以往时间起得早，也有可能比以往时间睡得晚。对高效的远程办公团队而言，灵活性也显得非常重要。所以，规则就不能定死，应该轮换着进行适当的调整和改变。
轮换时区，轮流着把不同的时区当作主要时区，这样的方法可以解决因时区而带来的怨言和不满等麻烦。
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7. 打造面对面体验和经历
远程办公，并不意味着团队成员永远都无法互相见面。
虽然各司其职有很多好处，但这并不意味着面对面交流不重要。毕竟，工作是需要人来完成的，而且是人和人合作来完成的。科技的发明和出现，让彼此的个体联系起来，强有力的人际关系，又让彼此之间感受到了更加紧密的联系。
面对面交流，可以让复杂的任务简单化，还可以加深交流。人与人之间的了解越多，也必然越好。
抓住任何可以与人面对面交流的机会，还可以弥补只通过远程交流可能带来的沟通不畅等问题。
在周五的时候，可以举办一个休闲的交流活动，并且让周边合理范围内的所有成员都尽量参与进来，进行面对面沟通交流。通过这种方式，可以进一步加强团队成员之间的纽带关系。
不过，需要注意的是，一定要明智地利用这些宝贵的时间。可以通过提前让团队成员参与到设计团建活动的体验过程中，从而保证他们活跃地参与进来。
此外，类似的团队面对面活动也是体现团队合作并以此进一步提高工作成绩的大好机会。
同时，你也应该为团建活动甚至团队成员来回路程的费用预留一笔预算。远程办公的成员为公司省了一大笔钱，所以，你可以慷慨地拿出其中一部分，用于团队发展和建设上。
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写在最后……
最大的秘密，其实就是并没有所谓的成功秘密。谷歌所有的这些发现，都可以用一个字来进行总结：同感。
你需要记住的是，无论我们身在何处，大家是整个团队不可或缺的一部分。
让自己保持同感心，可以帮助我们更好地看待和认识他人。通过这种方式，还可以拉近彼此之间的关系，从而促进更深入的协作。
目前，我们并没有看到太多有关远程办公的利弊讨论。谷歌的研究发现，引出了这个话题，同时也给我们提供了可靠的行动指南。毕竟，所谓的打造成功的远程办公团队的秘密，不应该成为秘密。
译者：井岛俊一
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