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什么是电子签，企业该如何选择电子合同平台？

晰数塔互联网快讯
2023-08-23 02:53

从2014年的互联网电子签名行业元年发展至今，很多人还是对“电子合同、电子签名、电子印章”这些词比较陌生，不知道这个工具如何就成为各地利好政策、企业数字化的“风向标”。今天这篇文章给大家介绍一下什么是电子签，以及企业该如何选择电子合同平台。

一、什么是电子签？

简单点说，电子签，就是把纸质合同、实体印章、手写签名的签署方式“电子化”，以电子文档、电子印章、电子签名的形式完成合同协议的签署，来解决传统线下签署环节中签署周期长、签约成本高、印章难管理等痛点。

二、电子签是怎么实现的？

不同于找个员工，在Word文档中PS一个印章图片。为了保障电子签安全、合法，电子签需要一定的技术加持：

1.身份认证技术：采用权威数据源直接授权，通过刷脸、签署密码等形式，确认签署人身份、意愿的真实性。

2.加密技术：采用密码学技术，例如非对称加密算法，在数据传输、存储、使用等环节，保证用户数据安全、不泄露。

3.数字证书：由国家授权的CA机构发放，用于识别互联网用户身份，绑定其真实身份，可以理解为我们的“网络身份证”。

我们以签一份《商务合同》为例：

企业完成实名认证之后，在电子签章平台的官网后台，上传合同文件，或者通过合同模板发起，生成《商务合同》文件，设置签署人信息之后，即可发起签署流程。

而签署方收到签署提示的短信之后，在电子签章系统内完成身份核验，即可添加签名或印章，完成合同签署。签署完成后，企业对合同进行存档，供应商接收签署完的合同文件。

三、电子签有什么作用？

电子签通过合规的流程和便捷的签名，解决了传统纸质签署环节的三个难题：

1.增效问题：业务效率低下

电子签通过线上发起、传输、签约的形式，规避了传统纸质合同“打印寄送、反复修改”等低效的传输方式。另外，线上审批、批量发起等签署功能，可以优化业务流程，减少重复工作。适合项目流程长、签署环节复杂的企业。

2.降本问题：业务成本高昂

电子签通过“电子化”的方式，节省了纸质合同的行政支出成本，以及专人管理归档的人力成本，适合异地签署频繁、用纸质文件开展业务的企业。

3.合规问题：印章管控难

电子签不仅提供签署的功能，还可以在用印管理环节，通过应用印章系统，帮助企业助管理所有的“电子印章”和“物理印章”，做到合规用印，高效管控。

因此，我们理解的电子签服务，不仅仅是提供线上签署一个单一的功能，而是一个帮助企业解决合同签署全过程问题的数字化工具。

四、如何选择电子合同平台？

我们都知道，不同行业、签约流程、数字化进程的企业，对电子合同的需求都不同。如果采买不合适的电子签工具，往往会搁置在业务系统中“吃灰”，对企业业务的实质提效结果不明显。所以，在选择电子签工具之前，往往需要看几个指标，来选择适合的电子签工具。

首先，使用电子签产品，需要保障合法性和安全性。

1.合法性：确保签完的合同有效

平台需要提供最基础的能力，就是要保障“签完的电子合同，具备法律效力”。

作为合同的一种形式，不仅要遵守《民法典》（原《合同法》）的规定，也要符合《电子签名法》中对“可靠的电子签名”的规定：

第十三条电子签名同时符合下列条件的，视为可靠的电子签名：

（1）电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有；

（2）签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；

（3）签署后对电子签名的任何改动能够被发现；

（4）签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。

简单点说，就是要确认签名人的身份，有明确的签署意愿表达，签署的文件原文和签名不能被篡改，满足以上四点要求的，就是“可靠的电子签名”。

因此，合法合规的平台，需要有专门的实名认证、意愿认证、印章审批流等必要签署环节，以及应用时间戳、加密算法、区块链等电子签名技术，来保证电子合同的签约流程，符合上述两部法律的要求。

2.安全性：确保信息不泄露、用户隐私安全

其次，由于电子签名行业在我国是一个特许经营行业，涉及信息安全、商业机密等，会受到各政府部门、权威机构的监管，对资质的要求是非常严格的。因此，正规的电子合同平台，需要看一些基础的资质：

国密资质：《商用密码产品认证证书》。电子签名产品要通过国密局严格的检测，确认技术实现符合国密局的要求、产品安全可靠才会给发这张证书。

公信资质：《电子认证服务使用密码许可证》。服务商获得CA机构授权的，会被授予这个证书，平台发放的数字证书能确保交易双方身份真实、合同内容具备机密性、抗抵赖性。

行业资质齐全的平台，产品使用流程和信息安全机制更加完善。另外，政府、国企、金融机构等组织进行“国产化信创适配”的环节，需要电子签平台具备一定的涉密资质。

其次，选择电子签产品，要考虑易用性和电子合同平台的品牌力。

3.易用性：操作便捷，流程合理

企业采购电子签工具，主要是员工和签署方的体验使用，会体现在“所在行业的产品方案是否适配”，“是否兼容业务系统”等，直接影响最终的应用效果。

因为使用电子合同服务，企业需要的不仅是“签合同”单一的功能，而是业务流程中从“发起到审批、签约、出证”全生命周期的解决方案。因此，平台是否能出具专门的行业解决方案和产品服务，就很重要。

另外，电子签作为一个基础性的工具，可以将签署能力嵌入到企业各种实际系统中，才能发挥它的最大价值。因此，厂商需要提供标准的API接口，有快速集成业务系统的能力，才能实现无缝衔接的业务环节。

4.品牌力：平台实力

电子合同不仅要签的快，还要用的稳定，主要体现合同后期的存储、管理等问题上。毕竟选择一个靠谱的平台，平台的服务能力决定电子签工具的质量，主要体现在稳定性和服务能力上。

（1）稳定性。

一个是指服务器的性能。可靠的电子合同平台，具备“高并发量、低部署时间、平局签署耗时低”等特点，确保服务器稳定运行；另一个是指公司经营的稳定性。某些平台由于“经营不善，停止运营”等问题，会造成客户合同数据的丢失、信息泄露等签署风险。

（2）服务能力。

大多数电子签平台的底层技术都类似，但是差异化会体现在“服务”上。一方面，会体现在售后团队的服务能力，能否有快速响应的机制，是否有所在城市的服务团队；另一方面，是否拥有具体行业的解决方案，头部客户案例，可以体现厂商能否针对业务中签署环节的核心痛点，有成熟的项目方案、POC经验。能满足上述两个条件的平台，实力自然更强，更加可靠。

放心签，全国电子签名行业知名品牌，致力于以电子合同、电子印章、电子签名等为代表的数字应用基础设施助力企事业单位加快实现数字化转型升级。已通过国家信息安全等级保护三级测评，达到ISO27001信息安全管理体系国际认证标准。放心签全生命周期电子合同管理服务支持公有云、混合云、私有云，包括SaaS平台、开放API、定制化等，可快速接入各类办公系统中，适配不同企事业单位的数字化需求。

目前，放心签深入到政务服务、人力资源、物流货运、智慧旅游、交易平台、互联网医疗、科技金融等多个行业具体应用场景中，为政府、企业及个人提供贴心的电子合同解决方案。截至2022年12月底，放心签日均签署量超300万，累计用户1200万+。

发布于：浙江