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5万人在家办公如何高效协同？字节跳动提供了一份指南

晰数塔互联网快讯
2020-02-10 19:07

疫情笼罩的春节，字节跳动是怎样度过的？市场上已经有多款成熟的沟通工具，为何字节跳动还要做飞书？作为一家员工数超5万人的企业，字节跳动如何看待沟通协作工具？

2月9日晚，字节跳动副总裁、飞书负责人谢欣在飞书公开课中直播解答了以上问题。谢欣表示，字节跳动对沟通工具极大重视和投入，因为“沟通对于信息的创造、分发、流转和消费至关重要”，“甚至是公司最重要的一个通用工具”。

同期，他宣布了一项面向中小企业等组织的新福利：2020年5月1日前，申请注册的中小企业（100人以下）、街道社区、公益组织、医院、医学类院校和湖北地区所有学校可享三年商业版免费权益。希望帮助中小企业应对当下严峻的挑战。

以下是谢欣飞书公开课全文。

大家好，我是谢欣。这是我第一次通过飞书产品视频接入，进行抖音线上直播。今天我给大家分享一下字节跳动5万人在家办公背后的故事。

在家办公也要高效协同

字节跳动就是抖音、今日头条、西瓜视频、飞书等产品的母公司。我加入公司已经5年多时间了。我先给大家讲一下，这个春节，5万人的字节跳动是怎么过的？

一方面，我们做了许多社会责任相关的事情，相信大家多多少少也了解到了一些，比如说有可能在抖音上免费看了《囧妈》。另一方面，在公司内部，我们也做了大量保障工作。包括疫情监控，办公室消毒、防护，提供应急机制、心理咨询等。比如，我们需要每个员工报备健康状况，因此专门开发了“健康报备”应用。

为了保证复工后，大家回到办公室能够安全上班，我们也紧急采购了一些口罩。因为这次疫情来得特别突然，一些员工回家也没有带电脑。这么小的一件事情，现在也变得非常大，根据统计情况，全公司有小几千号员工这次回家都没有带电脑，所以我们的IT团队，一边是从员工工位上找电脑，一边是到我们的库存里面翻出新电脑，一共寄了上千台电脑给员工，方便他们在家办公。有个别员工是到了海外其他国家，这时候，我们就通过我们海外的办公室调用电脑，寄到身在当地的同学手中。这些都是为了确保大家远程办公时有基本的办公工具。

把最基本的工具准备好了之后，真的要在家办公的时候，怎么能做到高效协同呢？光有一台电脑肯定是不够的，还有很多事情需要做。

每个人在家办公环境都不太一样。我们有些员工拍了自己的办公环境，大家可以看到非常五花八门，非常有意思。有人是跟猫猫狗狗在一起工作，有人是在室外工作，还有人把家里的衣柜搬出来办公。

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在家办公是一件很难的事情，但是我们仍然要保证工作效率不受太大的影响。举个很小的例子：疫情期间，如何高效统计5万名员工的健康状况？按照要求，我们每个员工会每天上报自己的健康状况、体温、位置，以便公司统计员工是否已经在办公地点、是否已经在居家待够14天等信息。

最开始，我们让大家主动上报，但发现两个问题：第一，上报的比例不够高，第二，因为数据庞大而且杂乱，没有办法使用。所以，大年初一的时候，我们决定开发一个“健康报备”的应用，辅助员工填写体温、城市、位置等信息。但是时间非常紧张，我们需要在两天内全员上线，同时把这个产品提供给外部使用飞书的企业。那我们具体是怎么做的呢？

这个“健康报备”的应用，既是为飞书而开发的，在开发过程中也用到了飞书的各种功能。我们动用了数十人，数十城远程联动，所有人在不同的物理位置，一起在线协同办公。比如我们把任务用文档做拆解，通过使用排期表，让每个人看到排期进度。同时我们还有各种反馈群，大家在群里面反馈测试功能情况。最终，在大年初三，我们按时上线了这么一款产品，上线后，整个公司的填写率，从一开始只有很少人，到接近百分之百。

最终完成的“健康报备”应用里，每天有一个机器人，提醒每个人填写健康信息，如果没有及时填写的话就会反复提醒，如果还没有填写，就会给ta加急提醒。团队的领导，也能看到自己团队的员工填写情况，还会提醒自己的下属尽快填写。这款产品开发出来，经过非常多的协作，两天时间，数十人，完成了这么一个工作，其实还是很高效的。

字节跳动为什么做飞书

这个快速响应背后，其实是字节跳动的工具和实践。

首先说一下，字节跳动这家公司对工具非常重视，有极大的投入。不是说因为大家远程办公才开始重视，而是从一开始就很重视。因为在工作中，每个人每天要使用大量的工具，而每件工具只要改进比如说5%，那么对整个公司全员的影响就非常大。

字节跳动更换过多款沟通工具。因为，我们认为，沟通对于信息的创造、分发、流转和消费，至关重要，甚至是公司最重要的一个通用工具。2012年字节跳动成立以来，每个时刻都努力使用当时我们认为最先进、最好用、最适合我们的工具。

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所以最开始我们使用Skype，接着是微信企业号，Slack出现后，我们觉得很不错就用了Slack，后来钉钉发展得很好，又开始全员使用钉钉。再后来，随着公司的发展，我们发现这些工具，都不能完全适应或者不能完全满足我们对于协作效率的要求，于是就自主开发了“飞书”这款工具。

飞书是从一个沟通工具开始，慢慢变成了很完整的办公套件，现在整个公司5万多人，每天主要的工作都是基于飞书来完成的。

除了沟通工具，我们的创作工具也是同样经过了变迁。很多人都用过Word，我们公司最早也在用，但是我们很快发现Word、Excel这种本地工具对于协同很不方便。所以我们换上了主流的、在线的协同文档，这个好处就是几个人可以一起编写文档，大家的工作效率都会提升。

但主流的协同文档很多时候还是不够好，它的思路基本上是从10多年前发展到现在，没有发生大的演变。所以我们后来就做了自己的飞书文档。它也是协同文档，既方便，同时有一些很多非常新的功能，很便捷、很高效，对手机端的支持也非常好。在功能应用方面，我们也在飞书上开发了很多，从聊天、点餐到正式的审批，甚至二手交易等工具应用。

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举一些我们平时用得比较多的功能。我们做了表情符号快捷回复，防止太多人回复“收到了”，形成信息打扰。我们的群公告支持非常高级的格式，对于对公司的日常运作蛮有帮助。文档里，除了大家可以一起协同编写，里面还可以提及某个同学，被提及的同学能够收到通知。很多文档，我们也可以整理到目录里面，整理到文件夹，方便使用。我们也可以评论，评论里可以提及到其他同学，大家能够参与一起讨论。

我们也开发了“日历”产品。它的功能比较强大，可以方便查找其他人的空闲时间，以及这个时间段能够使用的会议室。针对一个特定日历，我们可以快速创建群聊，大家进入一个群。当然也包括音视频会议，这是现在这个时间点，非常刚需的一个功能。

除了以上这些功能，我们这次还因为“在家办公”这样一个全国性的突发需求，做了一些新的功能，包括“线上办公室”。这个功能是什么意思呢？我们在家办公的时候，因为大家沟通不方便，所以大家会开视频会议，但是难道我们应该一整天打开摄像头吗？这样很不高效。更重要的是，大家在家也有“一起工作”的感觉，而不希望在家，就变成了“一起开一天的会”。平常开会已经够多了，不想再开那么多会了，所以我们做了“线上办公室”这个功能。

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同一个团队，在同一个群里面，打开线上办公室这个功能后，所有同学都基于语音来沟通聊天。它并不是说我们商量几点开一个会，然后打开语音，不是这样的。语音可以一整天都开启但默认静音，大部分时间没有什么人说话，但你有事情的时候，就可以直接说“谁谁谁，你现在方便吗，我们讨论一个东西”。

这其实是模拟了一个办公室的环境，变得自然、轻松。这个功能这周才刚刚上线，但是不管是我们自己公司的用户，还是外面的用户，大家都反馈在“在家办公”的环境下很受用，因为它用起来没有压力，也不涉及个人隐私，很轻便、随意。

说完“线上办公室”，我想说一下“思维笔记”。有时我们会一起讨论一些问题，比如说头脑风暴。这时，大家就可以打开电脑，一起画思维笔记或脑图，一边用线上办公室讨论，还可以互相评论。这也是一个非常实用的功能，因为一般远程办公的时候，打开视频会议，没有办法实现同时协作画思维导图。但是我们用这样一个方式来做，就解决了这个问题。

不需要PPT的会议

重点说一下我们的开会模式。我们整个公司现在绝大部分的会议，采用的都是“飞阅会”模式，这是“飞书阅读会”的简称。什么意思呢？很多时候我们觉得开会效率太低了，非常浪费时间。传统的开会方式，是一个人上去讲PPT，大家在下面听，有的人听得很懂，有的人听得不懂，有的人觉得讲得慢，有的人觉得讲得快，效率很低。

我们摸索了很久之后，总结出了一套办法：首先用日历找到大家的空闲时间，开会的时候，如果是远程，就开启视频会议加入。在会前，一定是有一个人非常完整地把这次会议要讨论的议题，通过文档非常完整和清晰地写出来，然后把文档发送到通过日历自动创建的会议群里。会议开始的15至20分钟，就是所有人，不管在电脑上还是手机上，远程还是在一起，共同默读这个文档。

我记得特别有意思的是，有一些新加入公司的同学，第一次参加会议的时候觉得非常懵，他说我去了会议室，怎么过了十多分钟都没有人说话。实际上我们就是在默读，就像学生在默读文章，大概就是前面15到20分钟没有一个人说话，都在读这个文档，读到哪里有问题，就在里面利用评论功能，在旁边写上问题。

随后，文档的作者会收到评论提醒，看到这个问题，他会用文字回答这个问题。如果这个会议的主持人回答不了这个问题，他就会在评论上面@其他人。这个人有可能根本没有参会，但是他对这块比较懂，他会在手机上收到这个通知，就到这个文档里面回答问题。

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如果是一个小时的会议，前面大约20分钟是这么一个过程。默认结束后，会议的组织者说“我们进入会议的第二步”，开始语音回答问题，把刚才大家提的书面没有回答清楚的问题，一个个讲一遍，全部过一遍。把全部问题过完了，再看大家有没有其他问题。这个过程中，大家可能会有一些互动和讨论，一个问题一个问题回答，全部问题回答完之后，这个会议就结束了，这就是“飞阅会”的完整过程。

这样的会议模式，和传统的PPT会议模式有什么区别呢？

第一，它非常聚焦。没有什么可发散的内容，大家不会跑题，因为全部过程是围绕文档和提问的方式完成的。

其次，这个会议的整个过程通过文档和评论被清晰地记录下来。即便一些没有参加这个会议的人，也可以完整地了解这个会议过程，而且他能非常快地看完。相反，很少有人会在会后看一个小时的会议录像。

所以，从我们公司来讲，适应了这个模式之后真的感觉回不去了，偶尔参加其他的会，一个人在上面讲PPT，我们觉得这个效率完全受不了，真的回不去了。这个模式我们迭代了很久才形成的，其实实施起来挺难的，但是整个效果非常好。

工具的情感与人文

再延展一下，除了这次在家办公，我们其实一直习惯于远程团队的工作模式。比如说，我们很早就用OKR进行团队目标管理，OKR是一个注重结果、注重目标的工作方式。像现在这种“在家办公”的状态，每个员工的工作过程不可知，尤其能发挥OKR的优势。我们也对应开发了很好用的OKR工具。

还有一点感受分享给大家，希望有所帮助。我们最近也在网上看到不少文章，很多公司分享他们在家办公的做法和经验。我们觉得，短期在家办公和长期在家办公还是有区别的。短期在家办公，其实可以针对性地设立一个项目，像战役一样，大家运作起来，就像打一场仗一样，设立项目、发起战役、明确目标、一起冲锋，很可能这个过程你没有讲应该怎么做，每天要干什么，但是所有团队的成员觉得我们像打仗一样完成目标，这个对短期在家办公很有帮助。

最后，我觉得还有一点很重要。虽然我一直做工具，但是有一点蛮难解决的，就是情感，工具本身很难直接表达丰富情感，所以要做很多人文的事情。比如说我们公司对于入职满周年的同学，本来在公司有庆祝活动，但是因为在家办公没有办法组织活动，不少团队还是会通过线上视频的方式组织大家。有些团队还会在晚间一起娱乐，比如在线上打游戏，甚至K歌等等。我觉得这个对于一个团队建立情感，其实帮助还是蛮大的。

这次疫情对全国的打击都非常大，但是我们相信疫情一定会被战胜，终将过去。同时希望我们探索的、认可的工作方式，对其他同学，对其他公司也能有一些帮助。

在此，我们也致敬所有维护社会运转，并守护员工健康的组织和机构，对他们表示感谢。因为现在中小企业遇到的发展困难还是蛮大的，所以今天经过非常认真地讨论之后，我们决定给中小企业提供一个额外的福利，在我们通用的功能之外，为他们提供飞书商业版本三年的免费使用权，希望为社会尽一份力。大家各自尽各自的努力，来帮助这个社会发展得更好。