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36氪领读 | 市值超万亿美元的亚马逊，竟然禁用PPT？

晰数塔互联网快讯
2022-03-05 14:49

本文摘自《亚马逊逆向工作法》作者：[美]柯林·布里亚（Colin Bryar）比尔·卡尔（Bill Carr）著，36氪经授权发布。

亚马逊会议开始时寂静得可怕。

禁用PPT，改用叙述体。

叙述体如何让人思维清晰，激发有价值的讨论？

如何写高效的“六页纸备忘录”？

效果：“叙述信息倍增器。”

......

如果你问亚马逊最近招聘的员工，他们加盟公司以来感到最意外的是什么？高居榜首的答案肯定是：

“很多会议的前20分钟寂静得可怕。”

在亚马逊开会，简短的问候和寒暄之后，大家坐在会议桌旁。这时，会议室会变得寂静无声，没有人说话。为什么会寂静无声呢？因为在开始讨论前，大家必须阅读一份六页纸的书面文本。

亚马逊依靠书面文字阐述和沟通想法的程度远胜于大多数公司，这使它获得了巨大的竞争优势。本章将讨论亚马逊为何弃用及如何弃用PPT（或其他任何展示软件）而改用书面叙述体文本及其带给亚马逊的益处——你的公司也会从中获益。

亚马逊主要采用两种叙述体文本：第一种叫作“六页纸备忘录”（six-pager），用于阐述、评议和提出各种想法、流程或业务；第二种叙述体文本是“新闻稿/常见问题”（PR/FAQ），专门用于新产品开发的“逆向工作”流程。在本章中，我们将重点讨论“六页纸备忘录”，下一章我们再讨论PR/FAQ。

S-Team会议停用PPT

亚马逊创立初期，作为“杰夫的影子”，我（柯林）的一大职责是管理S-Team会议的议程。这个会议每周二举行，通常会持续4个小时。会议80%的时间都用于讨论执行的问题，也就是说，公司如何推进S-Team目标的实现。在S-Team会议上，我们会挑选2～4个S-Team目标，然后对它们的进展情况“刨根问底”。会议的代价很高昂：从准备到召开，公司的高层领导们每周至少要花费半天时间。考虑到会议所做决策的类型，决策风险是很高的。

在早期，每次“刨根问底”开始时，都是相关团队陈述自己工作目标的进展情况。通常，团队的某个或多个成员会借助PPT幻灯片做口头陈述。我们发现，这种陈述往往无法达到原本的目的。陈述形式让人很难评估工作的实际进展，而且会妨碍陈述按计划进行。总之，这种“刨根问底”形式让陈述人和听众都感到沮丧，效率低下，容易出错。

我和杰夫经常讨论如何改进S-Team会议。2004年年初，经过一次特别艰难的PPT陈述后不久，我们坐飞机出差，途中有一段时间无所事事（当时，飞机上还没有Wi-Fi），于是我们阅读并讨论了哈佛大学教授、信息视觉化权威爱德华·R.塔夫特（Edward R. Tufte）的文章《PPT的认知方式：金玉其外、败絮其中》（The Cognitive Style of PowerPoint: Pitching out Corrupts Within）。1塔夫特用一句话道出了我们所处的困境：“分析越具有因果性、多变量、比较性、证据支撑性，信息的密度越高，PPT的害处就越大。”这种描述完全符合我们的S-Team会议讨论：非常复杂，相互牵连，需要探究大量的信息，决策带来的后果越来越重大。线性推进的幻灯片不太适合这种分析：幻灯片很难让人相互参考想法；文字稀少，无法充分地表达想法；视觉效果与其说给人启发，不如说让人分心。PPT没有让事情变得清楚而简单。相反，它会使讨论缺乏重要的细微差别。我们开会时，即使陈述者给出了注释、视频等支撑信息，PPT陈述也远远不能充分表达。

此外，亚马逊的听众都是日程安排很满、经验丰富的公司高管，他们渴望尽快把握问题的核心。他们完全不理会幻灯片，而是不停地向陈述者提出问题，催促他说重点。有时候，这些问题根本无助于弄明白某个点或使陈述顺利进行，反而会使整个会议远离讨论的主题。有的问题提得过早，下一张幻灯片才会给出答案，因而陈述者会被迫重复同样的内容。

塔夫特提出了一种解决办法。他在文中写道：“对于正式的陈述，可以将PPT替换为包含文字、数字、数据图形和图片的纸质材料。纸质材料的信息密度高，可以为阅读者提供证据语境，并对证据加以比较、引述和重组。相比之下，PPT的信息密度低、容易遗忘，让听者处于迷茫和被动的状态，还会降低陈述者的可信度。”

塔夫特提供了一种明智的做法：“大型组织要完成这种转换，需要明确的行政命令：从现在起，做陈述的软件必须是微软的Word，不能用PPT。要习惯用它。”基本上，我们就是这样做的。

塔夫特的文章并非我们改用叙述体唯一的推动力，但它阐明了我们的想法。2004年6月9日，S-Team成员都收到一封电子邮件，主题是：“从现在起，S-Team会议不再使用PPT做陈述。”2这封邮件简单而直接，但影响巨大：从那天起，在S-Team会议上，所有S-Team成员都必须写简短的叙述文来陈述自己的想法。PPT从此被禁用。

这封邮件是由我（柯林）发送的——当然得由杰夫授意，因为如此重大的变革，公司里只有他才能授权。发完邮件后，我感觉非常棒。我们终于找到了提高S-Team会议效率的方法，因此，我以为这封邮件会大受欢迎。但是，我想错了。邮件迅速传遍亚马逊管理层，瞬间的、几乎普遍的反应是：“你是在开玩笑吧？！”当天晚上和接下来的几天，大量的电话和电子邮件向我涌来，询问相关情况。那些两周内就要做陈述的S-Team成员，抗议尤其强烈。他们必须马上理解这个新的叙述流程，学会高效地使用现有的工具。毕竟，酝酿数月的新想法，其命运取决于会议的结果。

对于这种反应，我们也许不应该感到意外。2004年6月9日之前，亚马逊的许多会议一直都默认采用PPT作为交流想法的工具，很多公司过去和现在也都是这样做的。它的好处和风险，大家都非常清楚。倾听魅力非凡的高管借助精妙的话语、跳动的图片和优雅切换的幻灯片做令人振奋的陈述，还有比这更令人愉悦的事情吗？但如果几天后你无法想起他陈述的细节，怎么办？最难受的是，即使陈述的结构混乱、模板单调、文字太多太小而无法看清，你也得强忍着听完。更糟糕的是，陈述者如果因为紧张而说话结巴、仓促地切换一张张幻灯片，会让人感到如坐针毡。

然而，采用PPT的真正风险，是它会影响决策：即使想法不怎么样，善于表达的陈述者也可以引领团队同意；结构混乱的陈述会让人困惑，因而讨论会变得杂乱无章、缺乏重点，本来很好的想法未能得到认真考虑；单调、乏味的陈述会麻木听众的大脑，他们会走神或开始查看电子邮件，因而错失潜藏于单调的说话声和平淡的图片之中的好想法。

掌握叙述体陈述的方法，需要花时间。首先，叙述体应该采用什么形式，这并没有任何既定规则。对于变革的原因，杰夫给出了简短的解释：

写4页纸的备忘录，比“写”20张PPT更难，因为备忘录的结构是叙述性的，因而会迫使你深入思考和理解什么更重要，以及想法如何关联。

PPT陈述容易遮蔽想法，无法突出重点，忽略想法之间的关联性。

按照今天的标准，我们最初所做的那几次叙述体陈述糟糕得可笑。有些团队忽视了篇幅限制——叙述体备忘录要足够简洁，才能在会上读完。有的团队满腔热忱，觉得篇幅太短无法充分地表达自己的想法，竟然写了三四十页。知道我们对篇幅限制是认真的，有些团队就选择小号字体，缩小页面空白，采用单倍行距，每页尽量多挤入文字。我们想要的，是写作的益处，不是16世纪的文本样式。

逐渐地，我们确定了标准格式：长度——最多6页，不许在版式上耍小聪明，可用附录补充相关信息或支撑材料，但不要求会上阅读。

书名：《亚马逊逆向工作法》作者：[美]柯林·布里亚（Colin Bryar）比尔·卡尔（Bill Carr）著出品方：磨铁图书

作者简介

[美] 柯林·布里亚（Colin Bryar）

在过去的25年里，领导了数字平台业务的所有发展阶段：早期初创公司、高增长的中期公司和知名的跨国公司。他曾在亚马逊（副总裁）、IMDB（首席运营官）和阿里巴巴旗下的大红市（RED MART）Redmart（首席运营官）等公司担任高级领导的职务。他与杰夫·贝佐斯并肩工作了两年多，担任贝佐斯的技术顾问。在此期间，亚马逊的几个关键业务得以构想和发展，其中包括亚马逊Prime、亚马逊Web服务、Kindle运营和亚马逊的Fulfillment等业务。柯林是一名技术专家，具有很强的综合管理能力，他在北美洲、欧洲和亚洲管理着广泛的业务，其中包括软件开发、供应链、物流、云计算、产品营销和广告销售。他目前担任多家公司的顾问，帮助他们成功地扩大了业务规模。他曾获得康奈尔大学授予的理学学士学位和运筹学工程硕士学位。他和妻子、两个孩子现住在西雅图。

[美] 比尔·卡尔（Bill Carr）

现在是二手交易平台Offer Up的首席运营官。之前，他在亚马逊领导该公司的数字音乐和视频业务，包括亚马逊音乐商店、Prime音乐商店、亚马逊视频商店、Prime视频商店和亚马逊工作室。比尔在亚马逊建立并负责监督管理由一千多名员工组成的团队，工作范围包括工程、产品、营销、业务开发、内容采集、设计，以及亚马逊工作室的电视和电影开发团队。在他的领导下，亚马逊的数字媒体业务发展成为收入超过10亿美元的全球业务，同时该公司与苹果、网飞和Hulu相匹敌。2014年，比尔离开亚马逊，加入Maveron有限责任公司，成为该公司常驻企业家。比尔曾获得科尔比学院授予的经济学学士学位和英语文学学士学位，以及埃默里大学授予的工商管理硕士学位。他有两个孩子，目前和家人住在西雅图。